4- 3計画時間内に仕事が完了しなかったときの優先順位
この話をすると、ほとんどの方が、
最初は「え？」と疑問に思います。
さて、実際に仕事にとりかかったものの、
どうしても時間内で終わらない場合があります。
例えば、企画書の作成を1時間で
見込んでいたが
なかなか終わらなかったら
あなたはどうしますか。
スケジュールをみて、
このあとの予定が何もなければ、
引き続き企画書の作成を
続けてもいいかもしれません。
しかし、予定では別の仕事を
することになっている。
これが特段、誰かとの約束でもなく、
自分の判断で
他の時間帯に移動しても
問題ないとおもえるのだったら、
あなたはそうしますか。
私は、思い切って中断するようにします。
では、その企画書の作成が
1時間で終わらない理由を考えてみましょう。
よくあるパターンは、
途中で行き詰まって
なかなか前に進まないポイントが
ある場合です。
やはり、このような場合も躊躇なく中断します。
行き詰まった仕事は
他の仕事の進捗を遅らせる元凶です。
現時点で何が足りないのか。
どのように対策を打てばいいのか、
ということだけ宿題にして
別の日に続きをリスケするのです。
もちろん、こうした事態が毎週少なからず
発生しますので、
かならずスケジュールにはバッファを
設けるようにしておくことは言うまでもありません。
「途中で中断する？」
と疑問に思うでしょう。
しかし、仕事が終わらない時、
煮詰まったときに
優先順位を緊急度や重要度で
判断してはいけません。
おかしいと思われるかもしれませんが、
実際には
「今まで取り組んでいた」
という理由だけで
「緊急かつ重要な仕事」だと
脳が判断してしまいがちになるからです。
そうなると
当初立てたスケジュールとは関係なしに、
とりかかった順番に仕事がつながってしまいます。
そうすると、
本来取りかかろうと予定していた
アクションがどんどん
先延ばしになります。
そして、仕事の納期が次第に逼迫し、
やがて緊急度の高い仕事ばかりに
取り囲まれて、ますます忙しくなる
という悪魔のサイクルに突入してしまいます。
怖いですね。
したがって、
できるだけ当初のスケジュールを
変えないように心がけることが、
結果としてコントロールできる時間を
増やすことにつながるのです。
詳しくは、よろしければ著書「パワーアップ手帳術」をチェックしてみてください。